皆さまはどのように学校ICTの調達を進められていますか。
システムやサービスを導入する際は、主にWebサイトや面識のある業者から
情報を得て、要件定義書(調達仕様書)を作成されているのではないでしょうか。
近年ではRFP(提案依頼書)を作成して、競争入札ではなく、
プロポーザル方式を採用して調達を進める教育委員会が徐々に増えています。
特に金額だけで品質の評価が難しいICT支援員などのサービス調達には、
RFPを提示して提案を受けるのが向いています。
RFPという言葉は聞き慣れない方がいらっしゃるかもしれません。
実際にはどのようなものでしょうか。
システムやサービスを導入する際は、主にWebサイトや面識のある業者から
情報を得て、要件定義書(調達仕様書)を作成されているのではないでしょうか。
近年ではRFP(提案依頼書)を作成して、競争入札ではなく、
プロポーザル方式を採用して調達を進める教育委員会が徐々に増えています。
特に金額だけで品質の評価が難しいICT支援員などのサービス調達には、
RFPを提示して提案を受けるのが向いています。
RFPという言葉は聞き慣れない方がいらっしゃるかもしれません。
実際にはどのようなものでしょうか。
求める事業を、業者に提案させるのがRFP
品質レベルを確保したいサービス調達で特に有効。
事前に業者と事業内容の整合が取れ、求める事業が展開できる。
RFP(提案依頼書)とは、皆さまが求めるシステム・サービスの要求や要望を
まとめた資料です。RFPには事業委託するシステム・サービスの概要や
提案に含める要件などが記述され、業者はこれをもとに提案書を作成します。
簡単に言うと「こんな課題や要望があるので、解決案を提案してもらえませんか」と、
業者に伝える資料です。業者からすれば、RFPが提示されることで、
求められている事業内容を正確に理解して提案ができます。
■RFP(提案依頼書)を利用した調達のメリット
・業者からの提案内容によって品質が明確にされる。サービス調達で特に有効。
・業者が導入背景や現状のシステム構成、要求事項などを網羅して理解できるので、提案内容の質が高くなる。
・ワーキンググループを作って進める場合、RFPを作成する過程で事業内容や要求事項について、関係者と合意を取りながら進められる。
・複数の業者に同様の情報を提供して提案を要望するので、評価がしやすい。
・教育委員会と選定業者で、事業内容について事前に整合を取って、導入に移れるので、教育委員会が求めるシステム・サービスを導入できる。
RFP作成段階では、RFI(情報提供依頼書)を業者に提示し、情報提供を依頼することもできます。
RFIとは、RFP作成時に足りない情報を業者に求める資料です。
自治体によっては、CIOや情報担当者を対象に、RFPやRFIの作成、評価基準などを
研修内容に取り入れ、積極的に人材育成しているところもあります。
まとめた資料です。RFPには事業委託するシステム・サービスの概要や
提案に含める要件などが記述され、業者はこれをもとに提案書を作成します。
簡単に言うと「こんな課題や要望があるので、解決案を提案してもらえませんか」と、
業者に伝える資料です。業者からすれば、RFPが提示されることで、
求められている事業内容を正確に理解して提案ができます。
■RFP(提案依頼書)を利用した調達のメリット
・業者からの提案内容によって品質が明確にされる。サービス調達で特に有効。
・業者が導入背景や現状のシステム構成、要求事項などを網羅して理解できるので、提案内容の質が高くなる。
・ワーキンググループを作って進める場合、RFPを作成する過程で事業内容や要求事項について、関係者と合意を取りながら進められる。
・複数の業者に同様の情報を提供して提案を要望するので、評価がしやすい。
・教育委員会と選定業者で、事業内容について事前に整合を取って、導入に移れるので、教育委員会が求めるシステム・サービスを導入できる。
RFP作成段階では、RFI(情報提供依頼書)を業者に提示し、情報提供を依頼することもできます。
RFIとは、RFP作成時に足りない情報を業者に求める資料です。
自治体によっては、CIOや情報担当者を対象に、RFPやRFIの作成、評価基準などを
研修内容に取り入れ、積極的に人材育成しているところもあります。
RFPは必要に応じた項目で作成する
事業を行う背景や現在の状況、必須要件や要望など、細かく記述することで、業者から質の高い提案が受けられる。
RFP(提案依頼書)は、次のような内容で構成されます。
これは大規模システム導入時の例ですので、構成内容が幅広くなっています。
RFPに決まった形式はありませんので、ご参考までに。
■提案依頼概要
・事業の目的と目標 ・事業方針 ・業務内容(事業の対象範囲) ・予算
・本稼働までのスケジュール ・審査方法 ・提案書作成の注意事項
・事業者が考える基本方針 ・事業者の特長 ・事業者と教育委員会の役割分担
■現在の学校・システム環境
・学校数、学級数、職員数、児童生徒数
・既存システムの現状(ネットワーク構成、パソコンの台数、各パソコンのOS・ソフトウェアなど)
■提案に含める要件(必須条件、要望事項、評価ポイント)
・インフラ、ネットワーク(既存システムの有効活用、ネットワーク接続の快適性など)
・ハードウェア(サーバ設置場所の安全性、端末の教室外への持ち出しやすさなど）
・ソフトウェア(全小中学校への同環境での導入、ユーザビリティなど)
・移行(既存システムから新システムへのデータの移行、コンテンツの移行など)
・運用支援(研修、マニュアル、ヘルプデスクなど)
・保守(修理受付、障害対応、保守点検など)
・情報セキュリティ(データ流出・改ざん防止対策、ウイルス対策など)
・費用対効果
これは大規模システム導入時の例ですので、構成内容が幅広くなっています。
RFPに決まった形式はありませんので、ご参考までに。
■提案依頼概要
・事業の目的と目標 ・事業方針 ・業務内容(事業の対象範囲) ・予算
・本稼働までのスケジュール ・審査方法 ・提案書作成の注意事項
・事業者が考える基本方針 ・事業者の特長 ・事業者と教育委員会の役割分担
■現在の学校・システム環境
・学校数、学級数、職員数、児童生徒数
・既存システムの現状(ネットワーク構成、パソコンの台数、各パソコンのOS・ソフトウェアなど)
■提案に含める要件(必須条件、要望事項、評価ポイント)
・インフラ、ネットワーク(既存システムの有効活用、ネットワーク接続の快適性など)
・ハードウェア(サーバ設置場所の安全性、端末の教室外への持ち出しやすさなど）
・ソフトウェア(全小中学校への同環境での導入、ユーザビリティなど)
・移行(既存システムから新システムへのデータの移行、コンテンツの移行など)
・運用支援(研修、マニュアル、ヘルプデスクなど)
・保守(修理受付、障害対応、保守点検など)
・情報セキュリティ(データ流出・改ざん防止対策、ウイルス対策など)
・費用対効果
関係者の協力を得て作成する
RFIの提示や信頼ある業者を巻き込み、情報を集めながらRFPを作成する。
導入したいシステム・サービスの規模や事業内容によりますが、
RFP(提案依頼書)はワーキンググループを作り、作成していくのも一つの方法です。
その場合メンバーには、校長会や副校長会、情報部会の方を含めるのがよいでしょう。
しかし、事業の企画立案や方向性の決定、RFPの作成などには、
幅広い知識が求められます。たとえば、システム要件・性能・品質・信頼性・ セキュリティ・保守運用コストなどが挙げられます。
これらに加えて、 将来の学校ICT整備計画を総合的に描く能力なども要求されます。
ですので、RFPの作成は信頼のおける業者を巻き込むことも必要でしょう。
そのほか、他自治体のRFPや、参考になる要件定義書(調達仕様書)を Webで検索して、情報収集するのがよいでしょう。
RFP(提案依頼書)はワーキンググループを作り、作成していくのも一つの方法です。
その場合メンバーには、校長会や副校長会、情報部会の方を含めるのがよいでしょう。
しかし、事業の企画立案や方向性の決定、RFPの作成などには、
幅広い知識が求められます。たとえば、システム要件・性能・品質・信頼性・ セキュリティ・保守運用コストなどが挙げられます。
これらに加えて、 将来の学校ICT整備計画を総合的に描く能力なども要求されます。
ですので、RFPの作成は信頼のおける業者を巻き込むことも必要でしょう。
そのほか、他自治体のRFPや、参考になる要件定義書(調達仕様書)を Webで検索して、情報収集するのがよいでしょう。
サービス調達は提案依頼を
提案依頼の際にはRFPを作ることで、業者からの具体的な提案が期待できる。
ICT支援員やシステム設計、保守業務などのサービス事業を中心に、プロポーザル形式で提案を受け、調達を進めた方がよい事業があります。
それは価格重視の競争入札では図れない、サービス品質を正確に評価できるからです。
■(参考)RFPなどのWeb公開事例
・岩手県(野田村、普代村、大槌町)/ 自治体クラウド導入事業に関する請負仕様書
・高知県/ 新知県教育情報通信ネットワークシステム整備事業提案依頼書(PDF)
・群馬県保育協議会/ ホームページリニューアル提案依頼書(PDF)
弊社では、お客さまの状況・ご要望に合わせて、学校ICTを抜け漏れなく
計画策定できる体制を整えています。皆さまからのご相談や提案依頼の際には、
教育情報化コーディネータやシステムエンジニア、活用支援の専任担当者が 知識を合わせて、
業務内容・システム・コストのバランスを取った見解や 提案をお出しできます。
教育の情報化に関してお困りごとなどがありましたら、ぜひお声がけください。
計画策定できる体制を整えています。皆さまからのご相談や提案依頼の際には、
教育情報化コーディネータやシステムエンジニア、活用支援の専任担当者が 知識を合わせて、
業務内容・システム・コストのバランスを取った見解や 提案をお出しできます。
教育の情報化に関してお困りごとなどがありましたら、ぜひお声がけください。
